業務を書き出すところから、
自分でワークフローを組めるところまで。

いきなり書き始めると、粒度がばらばらになって使えないものができます。先に書き方のルールをお伝えします。要点は3つで、①1つの付箋に1つの作業しか書かない ②誰の作業かでレーンを分ける ③レーンをまたぐときは「何を渡すか」を必ず書く。この3つを守るだけで、後からAIに渡せる工程が自動的に浮かび上がります。

ホワイトボードがあればそちらに、なければ模造紙に書きます。レーンは荷主／営業・国際部／通関／倉庫／船社・協力会社を想定しています。お預かりした5案件のうち1件を選び、実際の書類とメールを見ながら、その案件で起きたことをそのまま並べます。記憶で書くのではなく、手元の実物を見ながら書くのがポイントです。

書き上がったフローに、「ここは時間がかかる・ミスが起きやすい」と「ここは人が判断している」の2色で印を付けます。この2色が重なっていないところが、AIに渡せる工程です。

ここで出た候補が、そのまま午後の応用ワークの題材になります。最後に、各自「午後はこれを作ってみたい」を1つずつ挙げていただいて、このワークは終わりです。書き上がったものは写真に撮ってお渡ししますので、ワークが終わるまでは消さずに残しておいてください。

n8nの画面を初めて見る方がほとんどだと思いますので、ノードを置く・つなぐ・実行するという操作そのものを、ここで覚えていただきます。ワークフローは手順書からコピーして貼り付けるだけで組み上がるようにしてあります。プロンプトも用意したものをそのまま使います。まず動くものを見る、が先です。

同じ手順で、他の4案件の依頼メールも貼り付けます。5行並ぶと、どの項目が安定して取れて、どの項目が空欄になりやすいかが一目で分かります。

ここで出てくる空欄の多くは、AIが読めなかったのではなくそもそもメールに書かれていないものです。つまりこれは、AIの精度の話ではなく依頼のもらい方の話だと分かります。ここに気づけると、業務そのものが変えられます。

ここが本題です。用意したままのプロンプトだと、いくつか間違いが出ます。「6/19」のまま年が入らない、コンテナの本数が抜ける、弊社の営業所名が荷受人の欄に入ってしまう——といった具体的な間違いです。

それを一つずつ、新人に教えるときと同じ具体さで指示に書き足していきます。「ちゃんとやって」では直らず、「20 ft FCL は 20ft FCL ×1 と書く」のように例を添えると安定する。AIに指示を出すというのは、この地味な書き足しの積み重ねである——これを体感していただくのが、この20分の目的です。

いきなり「チェックして」とは言いません。まず2つの書類から同じ項目を抜き出して、左右に並べさせるところまで作ります。ここでつまずくのは、書類によって項目の呼び名が違う点です。どう書けばAIが「同じもの」として扱ってくれるかを、その場で試行錯誤していただきます。

並んだ項目を「一致／不一致／片方にしかない」で仕分けさせ、不一致が1件以上あるときだけ要確認リストを作るという分岐を足します。n8nで条件分岐を扱うのは、ここが初めてです。

CBC350011 には反応の異なる4種類の食い違いが含まれており、1案件で一通りの論点をカバーできます。

ここが書類チェックでいちばん大事な論点です。AIは、運用上は正しいものまで「不一致」と言ってきます。これを放置すると「毎回たくさん警告が出るから、もう見なくなる」という、いちばん危ない状態になります。

実際に出てきた誤検知を見ながら、「これは無視してよい」というルールをプロンプトに書き足していきます。この作業が、そのまま夕方の「AIに任せる／人が必ず見る」の1枚につながります。

CBC350011 向けに調整したものを、そのまま別の案件に当ててみます。輸入案件（OCEN360005）や危険品（OWEL36J003）では書類の構成が変わるため、そのままでは通用しない箇所が出ます。

1案件で完成させたものが他案件でどこまで使えるか——この確かめ方を知っておくことが、持ち帰ってからの精度の上げ方そのものになります。